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Ferramentas de RH: quais as principais para a gestão da empresa?

É um fato que o setor de Recursos Humanos está no centro da estratégia de uma empresa de sucesso. Ele é o grande responsável por conduzir o desenvolvimento de pessoas, motivar os talentos e escolher bons profissionais para montar os times. Felizmente, existem múltiplas ferramentas de RH que podem potencializar os resultados desse trabalho.

Neste artigo, queremos apresentar a você esses recursos que são grandes aliados da gestão de pessoas. Montamos um conteúdo completo, que vai ajudar você a perceber a relevância de uma visão estratégica e como construir um plano de ação realmente eficiente com apoio das melhores metodologias e tecnologias.

Você vai descobrir os benefícios de investir em cada uma das principais ferramentas de RH, além de saber quais são os passos a dar na hora de escolher entre essas opções. Continue a leitura e confira todas as nossas dicas.

Gestão de RH: o que é e como funciona?

Antes de pensar nas melhores ferramentas de RH, é importante refletir um pouco sobre o papel da gestão nesse setor. Essa área das organizações veio sofrendo transformações nos últimos anos, que a tornaram uma grande responsável pelo bom desempenho de uma empresa.

Se antes pensávamos apenas em burocracias e tarefas de rotina, hoje sabemos que o chamado RH estratégico se tornou uma ponte relacional entre a instituição e os profissionais que atuam nela. Os trabalhos dessa área garantem harmonia entre marca empregadora e colaboradores, fazendo com que a performance dos negócios alcance e ultrapasse as expectativas.

Para olhar mais de perto para as dinâmicas de funcionamento do RH, separamos alguns dos desafiadores objetivos desse setor. Veja a seguir.

Manter a cultura e o ambiente alinhados

A cultura organizacional tem um impacto direto na escolha de um profissional por uma empresa e no interesse do mesmo em continuar atuando nela a longo prazo e de forma produtiva. Por isso, se tornou essencial construir uma cultura forte e que se reflita no ambiente corporativo.

Garantir esse alinhamento entre teoria e prática é uma das funções do RH e faz toda a diferença na saúde da organização. Isso porque um espaço de trabalho que não é saudável se torna estressante, improdutivo, e pode aumentar taxas de rotatividade e insatisfação.

Fazer a gestão dos talentos da empresa

A gestão de talentos também é uma das responsabilidades centrais do setor, dando seguimento ao trabalho de atração e recrutamento. A seleção de profissionais é apenas a primeira etapa de um extenso trabalho de acompanhamento para fazer que os contratados atinjam seu máximo potencial.

Assim, a gestão de talentos observa o que pode gerar motivação e o engajamento dos funcionários, deixando-os mais produtivos e satisfeitos com a marca empregadora. Nessa lógica, entram ações como:

  • gestão de benefícios corporativos;
  • implementação de programas de desenvolvimento;
  • criação de programas de qualidade de vida;
  • aplicação de técnicas de reconhecimento;
  • avaliação constante das performances.

Estabelecer e acompanhar metas

Mais uma vertente do trabalho da gestão estratégica de RH é garantir que a empresa alcance seus objetivos. Para isso, o setor precisa estabelecer e acompanhar diversos indicadores, tanto internos quanto gerais da corporação.

Quando os números não são positivos, o setor de Recursos Humanos entra em ação para tentar implementar mudanças que transformem os resultados. É preciso observar lacunas de produtividade e problemas na satisfação e na motivação para identificar o que pode melhorar no desempenho das equipes.

Conduzir mudanças estratégicas

Outro aspecto é a condução de mudanças estratégicas, principalmente as relacionadas à implementação de novos mindsets, tanto no executivo quanto nos colaboradores. O RH sabe que, para avançar e tornar a organização mais competitiva no mercado, é preciso quebrar alguns paradigmas.

Podemos citar a busca por novas tecnologias e metodologias, mudanças na forma de escolher os profissionais e montar as hierarquias, procura por mais diversidade, incentivo de uma comunicação mais aberta etc.

Garantir equilíbrio entre as ações e o orçamento

Mais uma questão importante na alçada do setor e que, assim como as outras, recebe o auxílio das ferramentas de RH, é a gestão de custos. Trata-se de administrar corretamente os recursos financeiros disponibilizados para a gestão de pessoas, otimizando ao máximo os valores para garantir mais resultados.

Por isso, o RH está constantemente acompanhando métricas de ROI (Return on Investment), entre outras que mostram se as iniciativas estão no caminho certo. Em tempos de crise, também é papel dessa área encontrar meios para enxugar o orçamento sem perder a eficiência que a organização precisa para crescer.

Qual é a importância das ferramentas de RH?

Considerando todas essas vertentes do trabalho de Recursos Humanos, fica clara a necessidade de aliados para os desafios que são enfrentados. Principalmente em um cenário em que muitas equipes são enxutas, os profissionais dessa área precisam do máximo auxílio para dar conta de tantas demandas. Entenda a seguir alguns dos benefícios das ferramentas de RH.

Otimizam o trabalho do RH

Otimização é uma palavra de ordem nas empresas atualmente, já que não há tempo para lentidão nos processos, nem para erros que gerem retrabalho. Por isso, é preciso garantir eficiência: tarefas que sejam realizadas com ótimos resultados em menos tempo.

As ferramentas de RH conseguem trazer o suporte necessário para que os profissionais atuem de forma estratégica, dando um caminho pré-determinado para que o sucesso seja alcançado. Uma metodologia de avaliação, um indicador ou um software, por exemplo, estão à mão para uso e podem ajudar o setor a exercer o trabalho com excelência.

Automatizam muitas tarefas repetitivas

Mais uma vantagem das ferramentas de RH é a possibilidade de automação de inúmeras tarefas da alçada do setor. Inicialmente, atividades como folha de pagamento, folha de ponto e cálculo de férias foram as primeiras a serem alvo desse tipo de tecnologia. No entanto, a cada dia aparecem mais oportunidades de otimizar o trabalho por meio de automação.

Filtragem de candidatos no processo seletivo, uso de chatbots no atendimento, monitoramento de métricas e geração de relatórios são alguns dos novos caminhos que sua equipe também pode aproveitar. Essa tendência passou a contribuir diretamente para um RH mais estratégico, já que a automação evita que os profissionais do setor gastem muito tempo em tarefas de rotina.

Garantem mais precisão nas decisões

Outro ponto importante de contar com as ferramentas de RH é garantir uma tomada de decisões mais acertada, com menos riscos e mais probabilidade de sucesso. Isso acontece porque os recursos metodológicos e tecnológicos oferecem à gestão dados muito mais sólidos.

Assim, decisões não são tomadas com base em suposições, mas sim em informações que guiam o processo decisório pelas melhores estratégias. Isso é fundamental para que o setor receba mais confiança do executivo e contribua positivamente no crescimento da empresa.

Permitem um mapeamento apurado dos cenários

Algo que prejudica muito o trabalho da gestão de pessoas é a sensação de estar “no escuro” em relação a muito do que acontece no ambiente corporativo. Principalmente em questões subjetivas, como sentimentos de satisfação, presenteísmo e clima organizacional, é um verdadeiro desafio ter uma visão clara.

Com o uso de ferramentas de RH, situações como essas e muitas outras podem ser mapeadas pela gestão. Os recursos fortalecem um dos principais aspectos do RH moderno: a análise. Por meio deles, é possível obter dados que norteiam ações e mudanças.

Quais são as principais ferramentas de RH e seus benefícios?

Estruturar um setor de Recursos Humanos que seja, ao mesmo tempo, estratégico, eficiente e inovador é o alvo de qualquer gestor. Nesse propósito, as ferramentas de RH serão as maiores ajudadoras para alcançar o objetivo. Você vai conhecer agora os principais instrumentos para garantir o bom trabalho da sua gestão e descobrir quais são as vantagens de cada um.

Mapeamento de talentos

Entre os aspectos que recrutadores sempre observam nos candidatos, os conhecimentos que cada profissional tem sempre estão em foco. Isso porque esses saberes vão passar a fazer parte do capital intelectual da empresa. Quanto mais ampla for essa bagagem, maiores as chances de inovação e destaque no mercado.

Por isso, de nada adianta ter bons profissionais sem saber do que eles realmente são capazes. Nesse sentido, o mapeamento de talentos surge como uma das ferramentas de RH que pode ajudar o setor a visualizar melhor todas as competências dos contratados. Criar esse mapa vai permitir que a gestão forme times mais estratégicos, unindo habilidades complementares. Ele também garante contratações mais acertadas, de pessoas que venham agregar à empresa.

Para iniciar um mapeamento de talentos, o RH deve captar diversas informações, como perfil profissional, histórico de cada colaborador, soft skills que mostrem potencial e até os desejos individuais que deem margem para explorar novas habilidades e funções. Com um mapa consistente, fica mais fácil posicionar cada colaborador em um cargo em que ele exerça seu máximo desempenho.

Métricas objetivas

Não podemos deixar de fora da lista os indicadores de RH, que são nada mais que métricas do setor acompanhadas com objetivos específicos, que podem nortear decisões mais assertivas. Os KPIs (Key Performance Indicators) são ferramentas essenciais para um setor estratégico, já que se tornam objeto de análise constante.

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Entre as métricas de RH mais utilizadas, podemos citar:

  • índice de absenteísmo, que mensura os níveis de ausência dos colaboradores;
  • turnover, que observa a rotatividade de colaboradores na empresa;
  • produtividade, que acompanha a eficiência dos profissionais e das equipes em suas tarefas;
  • retorno sobre investimento —Return on Investment (ROI) —, que verifica a viabilidade e o sucesso de novas iniciativas;
  • clima organizacional, que observa a satisfação dos colaboradores e a harmonia no ambiente de trabalho.

Os indicadores devem fazer parte da rotina do setor, sendo definidos desde a etapa de planejamento das ações. Isso porque eles vão mostrar se as iniciativas estão tendo sucesso ou se é preciso fazer melhorias. Além disso, os KPIs são muito usados em um cenário de crescimento em que decisões precisam ser tomadas de forma rápida com menores chances de erros. Com os dados em mãos, a gestão consegue projetar a eficácia dos novos projetos.

Análise de perfil comportamental

Mais uma das ferramentas de RH é a análise de perfil comportamental. Trata-se de uma metodologia que visa a identificação dos traços de personalidade de cada profissional. O entendimento desses fatores ajuda a perceber como cada personalidade se encaixa no ambiente de trabalho. Os perfis mais conhecidos são:

  • planejador;
  • procrastinador;
  • comunicador;
  • executor;
  • analista;
  • idealista.

Além de permitir que o RH faça um recrutamento mais eficiente ao identificar esses traços na seleção, essa compreensão dos perfis ajuda os gestores de equipes e os próprios profissionais em sua jornada de autoconhecimento e desenvolvimento pessoal.

Como você vai entender ao usar essa metodologia, alguns perfis comportamentais se adequam melhor a algumas funções do que outras. Sendo assim, um colaborador pode ser mais produtivo se for direcionado para tarefas mais alinhada à própria personalidade.

People Analytics

Ferramentas de RH podem ser tanto métodos quanto sistemas. O People Analytics é uma plataforma tecnológica de gestão de dados dos talentos da organização. Esse recurso é altamente valioso para compor a estratégia do setor, já que se torna responsável por coletar, organizar e analisar as informações internas e externas da empresa que são referentes ao capital humano.

Com isso, o RH consegue não apenas fazer o mapeamento que já mencionamos neste texto, mas também usar os dados do mapa para criar arquétipos de candidatos ideais, pensar programas de desenvolvimento de habilidades e implementar mudanças na cultura para gerar mais bem-estar.

Sistemas de gestão

Para tornar a rotina de RH e de Departamento Pessoal (DP) mais eficiente, os sistemas de gestão de tarefas são os maiores aliados, digitalizando obrigações como folha de pagamento e folha de ponto. Essas burocracias passam a ser automatizadas, bastando um acompanhamento analítico da equipe.

Usar esse tipo de ferramenta é uma das etapas iniciais do processo de transformação digital de um RH e garante mais flexibilidade para que o time trabalhe com estratégia em temas de desenvolvimento de pessoas e crescimento da empresa.

Plano de carreira

Os planos de carreira também são ferramentas de RH que trazem mais eficiência para a atuação do setor. Isso porque eles se tornam parte das ações de motivação e retenção de pessoas, além de contribuírem para atração dos melhores talentos do mercado.

Atualmente, é comum pensar em planos de carreira que se desenvolvam em Y ou em W. No primeiro caso, o profissional pode escolher uma linha de crescimento entre um cargo de liderança ou de especialização. Já na carreira em W, a atratividade fica por conta da possibilidade de transitar entre os dois caminhos, chegando até mesmo a unir uma função de liderança em um time de especialistas.

Benefícios empresariais

Aproveitando o contexto de ferramentas de RH que geram satisfação nos talentos, vamos falar dos benefícios empresariais, que têm se tornado os maiores agentes de bem-estar no contexto organizacional. Eles são vantagens oferecidas pela empresa para agregar ainda mais valor ao salário e à experiência de cada colaborador.

Entre os benefícios corporativos em que o RH pode investir estão:

  • plano de saúde e odontológico;
  • previdência privada;
  • convênios educacionais;
  • parceria com clubes e academias;
  • programa de educação corporativa;
  • vale-cultura;
  • benefícios alimentícios;
  • flexibilidade de horário e home office;
  • bonificações financeiras por desempenho;
  • participação nos lucros.

Para ser eficiente, é importante que o pacote de benefícios da organização seja pensado com foco na qualidade de vida dos funcionários. É preciso considerar o perfil dos colaboradores, identificando as facilidades que mais serão atrativas para eles.

Se for implementada corretamente, a política de vantagens pode se tornar uma fonte de motivação, que melhora a relação entre a marca empregadora e os profissionais. Por isso, é interessante contar com uma consultoria de benefícios, que faça uma análise completa do cenário e guie essa transformação com sucesso na empresa.

Pesquisas de satisfação e clima organizacional

Pesquisas com os colaboradores são ferramentas de RH que influenciam positivamente na comunicação interna e geram informações valiosas para a gestão entender melhor o cenário corporativo.

Muitas vezes a área de Recursos Humano não sabe o motivo de altas taxas de absenteísmo e presenteísmo, ou não entende as causas da rotatividade e do baixo desempenho de um time em específico. As pesquisas ajudam a saber dos próprios funcionários, de maneira anônima, problemas diversos como incompatibilidade com a liderança, rotina estressante e assédio moral, para citar apenas alguns exemplos.

A Net Promoter Score (NPS), voltada para colaboradores, é uma das pesquisas mais usadas para mensurar satisfação, identificando profissionais promotores, neutros e detratores (insatisfeitos). Pesquisas de clima organizacional e a tradicional caixa de sugestões também são outros recursos que você pode utilizar para ter uma visão mais ampla do que acontece nas equipes e no ambiente.

Avaliações de desempenho

Por fim, a última ferramenta de RH que queremos recomendar é a avaliação de desempenho, que pode ser colada em prática de diversas formas. A maneira mais tradicional, similar a um feedback construtivo, é a Avaliação 90º, em que um líder considera o trabalho de seu liderado, oferecendo perspectivas de melhoria e mostrando pontos de acerto.

No modelo da Avaliação 180º, um colaborador também tem a possibilidade de dar feedback ao seu superior, desenvolvendo sua liderança. Já na Avaliação 360º, o avaliado pode ser qualquer integrante da empresa, que recebe as perspectivas de seus superiores, seus colegas de equipe, seus liderados e clientes, além de fazer uma autoavaliação de seu desempenho.

Metodologias de avaliação são excelentes formas de promover o desenvolvimento dos profissionais, oferecendo feedbacks que agregam em sua carreira. Além disso, é um movimento que fortalece a comunicação, tornando-a mais transparente e propositiva. Junto a isso, o RH ainda consegue, com essa ferramenta, coletar diversas informações sobre a dinâmica de trabalho nas equipes.

Como escolher as ferramentas certas?

Entre tantas ferramentas de RH, nem sempre é possível implementar todas de uma vez. Apesar de cada uma delas ter grande relevância, é importante saber o que levar em conta na hora de priorizar uma em detrimento de outra. Para ajudar você nesse processo, listamos alguns critérios que devem ser considerados em sua análise.

Aproveite a tecnologia

Pensar em um RH estratégico sem recursos tecnológicos é impossível nos dias atuais. Para atuar com alta performance, é preciso aproveitar o melhor da tecnologia e das inovações voltadas para o setor.

Nesse contexto, falar de Big Data é inevitável, afinal, o tratamento de dados é o que vai conduzir muitas das ferramentas de RH atuais. Entender o potencial das informações internas da empresa e saber como acessar e filtrar os dados de candidatos que estão no mercado é fundamental para recrutar com eficiência e fazer uma boa gestão de talentos.

Outro aspecto da tecnologia que você pode aproveitar é o RH mobile, que transfere para os dispositivos móveis, como smartphones e tablets, diversos processos da rotina do setor. Interações de comunicação, feedbacks, sistemas de mensuração do clima organizacional e outros recursos podem se tornar mais dinâmicos com ele.

Considere o perfil dos profissionais

Mais um ponto importante para acertar na implementação das ferramentas de RH é considerar o perfil dos colaboradores. O setor de Recursos Humanos deve sempre estar atento à valorização do capital humano, gerando desenvolvimento e motivando a performance. Esse trabalho sempre se reflete nos resultados da própria empresa e, por isso, é tão essencial.

Entender quais são as carências das equipes, perceber lacunas que podem ser preenchidas e descobrir como os gestores podem ser ajudados no comando das equipes são ações que podem nortear a escolha de novos recursos.

Tenha uma visão estratégica

Em geral, o orçamento é um limitador na hora de escolher as ferramentas de RH que serão implementadas. Nesse caso, é necessário ponderar quais opções serão as mais vantajosas para a estratégia do setor, principalmente no curto prazo. Também é importante pensar em quais são as maiores carências atuais do cenário corporativo, em que o RH precisa agir imediatamente para melhorar os indicadores ou evitar a queda de performance.

A visão estratégica da gestão de pessoas deve unir metodologias e tecnologias em um plano de ação consistente que tenha metas bem traçadas. Como você viu, muitas ferramentas não exigem gastos e podem ser aplicadas de imediato. O mais relevante, nesses casos, é o propósito do uso e os resultados que pode trazer.

Chegamos ao fim do nosso conteúdo completo sobre ferramentas de RH. Como você viu, elas são imprescindíveis para garantir um trabalho visionário e inovador. Por isso mesmo, podemos dizer que esses recursos são grandes responsáveis por conduzir o setor para o futuro do RH: um cenário em que decisões são tomadas embasadas em dados e em que a área de Recursos Humanos influencia diretamente o sucesso e o crescimento da organização.

Esperamos que este artigo tenha sido útil para você e se torne um facilitador do seu trabalho no RH. Agora, que tal compartilhar esse material com outras pessoas em suas redes sociais?

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