reuniões produtivas

Como ter reuniões produtivas? Veja 7 dicas ideais!

Apesar de ser uma prática comum, as reuniões podem se tornar um grande desafio para as empresas. Em alguns casos, elas tomam muito espaço na agenda dos gestores, que não conseguem se dedicar como deveriam a outras atividades importantes.

Quando uma reunião não é produtiva, quer dizer que ela apenas serviu para tomar o precioso tempo dos colaboradores envolvidos, o que reduz significativamente a eficiência do trabalho e causa prejuízos para o negócio.

Por isso, buscar a promoção de reuniões produtivas é o primeiro passo para a empresa obter resultados mais satisfatórios e alcançar níveis máximos de produtividade, ajudando o negócio a crescer cada vez mais.

Tendo em vista a importância de apostar em estratégias que ajudem a tornar as reuniões empresariais mais proveitosas, separamos, neste artigo, 7 dicas essenciais que o ajudarão a alcançar esse propósito. Confira!

1. Determine o objetivo da reunião

Para saber se uma reunião foi produtiva, é preciso observar se ela atingiu o objetivo determinado. Se ela for iniciada sem um objetivo específico, nem haveria necessidade de realizá-la.

Além disso, muitas pessoas marcam reuniões por motivos irrelevantes, que, muitas vezes, poderiam ser resolvidos facilmente com uma simples troca de e-mails, algumas ligações ou uma conversa de cinco minutos no corredor do escritório.

Por isso, antes de marcar uma reunião e convidar os participantes, tenha claro o objetivo desse compromisso, saiba o problema que deseja resolver, bem como os resultados esperados e as ações necessárias para alcançá-los. Direcionar os temas e o próprio discurso ajudará na preparação para saber o que buscar durante a reunião.

2. Planeje bem a pauta

É comum uma reunião tratar de mais de um assunto, já que é uma forma de otimizar o tempo e aproveitar o encontro com outras pessoas envolvidas. Em contrapartida, quanto mais temas são discutidos, maiores são as chances de distração quanto aos aspectos principais.

A falta de um planejamento da pauta nas reuniões faz com que os participantes percam um bom tempo tratando de assuntos paralelos e sem foco. Nesse caso, depois de determinar o objetivo da reunião, liste todos os assuntos a serem tratados. Durante a reunião, evite falar de problemas que não estavam na pauta anterior e garanta que a lista feita seja atendida.

A pauta é essencial para manter um histórico de tudo que foi abordado. Ela também poderá ser reaproveitada em próximas reuniões que irão tratar da continuidade dos assuntos e servir de base para outros encontros.

3. Estabeleça um tempo para cada tópico

Nos encontros em que são debatidos assuntos extensos, é normal que a discussão se prolongue e acabe faltando tempo para abordar outros tópicos.

O ideal é evitar que esse tipo de situação aconteça e prejudique o resultado. Organize os temas por prioridade e procure estabelecer um tempo de discussão para cada assunto e, caso algum tema não tenha sido resolvido no prazo, avalie a possibilidade de um novo encontro para falar apenas do problema e prossiga a reunião.

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Além disso, se a conversa começar a sair dos trilhos, o responsável pela reunião deve estar preparado para conduzir educadamente o debate de volta para o assunto planejado. O tempo de duração precisa ser respeitado para não comprometer as demais atividades que cada pessoa executa na empresa.

4. Convide as pessoas certas

É importante convidar apenas as pessoas que podem contribuir com o assunto a ser discutido. Afinal, pessoas erradas apenas prejudicam a discussão e ajudam a não atingir o objetivo proposto.

Por isso, ao estabelecer a pauta da reunião, já tenha em mente quais são as pessoas mais apropriadas para tratar de cada tópico. Analise o conhecimento, a habilidade e a experiência de cada um deles. Procure chamar apenas colaboradores com perfil profissional que saberão lidar com o problema e tente não ultrapassar o máximo de 6 pessoas.

O próprio convite da reunião já deve apresentar todas as informações essenciais para os integrantes. Inserir a pauta e o material de referência que será discutido é um modo de garantir que todos cheguem instruídos.

5. Evite distrações

Para que a reunião seja produtiva, a atenção e o foco devem estar em alta. É preciso, também, muita disciplina para seguir precisamente a pauta determinada sem perder tempo com assuntos fora do que foi colocado.

Escolher um local adequado, reservado, com equipamentos necessários, como lousa para fazer anotações ou um projetor, também podem evitar que os participantes se distraiam.

6. Envolva os participantes

Por vezes, alguns colaboradores ficam mais retraídos, com receio de fazer um comentário indevido. É importante que o gestor tranquilize essas pessoas e explique que todos os comentários podem ser de grande valia, ainda que seja apenas o gatilho para uma nova ideia. Cabe a ele engajar os participantes a proporem soluções e novas iniciativas.

Fomentar o debate entre todos os participantes é a melhor forma de buscar novas soluções para a empresa. Quando apenas uma pessoa fala e as outras concordam com tudo o que foi dito, dificilmente as reuniões são produtivas.

7. Faça um resumo das decisões

Outro ponto interessante para não terminar a reunião com a impressão de que não foi produtiva, é realizar sempre um resumo das decisões tomadas e dos próximos passos. Isto é, confirmar os pontos que foram discutidos, as sugestões que foram trazidas e as ações definidas, parabenizando e incentivando todos os que fizeram um bom trabalho.

Liste todos os pontos abordados e redija um resumo de tudo o que foi falado para preenchimento da ata. Dessa forma, todos podem sair com uma percepção clara dos resultados da reunião e aproveitá-los para tomar decisões mais definitivas e fazer o acompanhamento das ações.

Por fim, é importante destacar que alguns aspectos podem comprometer o desempenho de reuniões produtivas e trazer resultados inconsistentes e sem relevância. Não ter controle do tempo, reunir muitas pessoas, utilizar o celular em excesso e não ser pontual, por exemplo, são erros comuns que atrapalham a produtividade das reuniões.

De modo geral, reuniões são uma excelente ferramenta para alinhamento de estratégias dos gestores com a sua equipe e melhor acompanhamento dos processos. Porém, saber organizar os diversos pontos de vista e escolher a interação correta para um determinado objetivo é uma maneira acertada de garantir que elas sejam sempre produtivas.

Gostou do nosso conteúdo? Então aproveite a visita no blog e leia também “Já ouviu falar na reunião one-on-one? Saiba como conduzi-la!” e fique por dentro do assunto!

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